Jak se připravit na vyúčtování s územním svazem?

Příprava podkladů

Doporučujeme si z RISu vyjet dvě sestavy:

• Vyúčtování MO-US
• Transakční přehled organizace
  

Sestava Vyúčtování MO-US

Tuto sestavu najdete na úvodním rozcestníku, kde kliknete na dlaždici Nastavení organizací – Místní organizace a vyberete vaši organizaci. V detailu organizace vpravo nahoře je ikona „Vyúčtování MO – US“. Klikněte na ni, nastavte dobu, za kterou účtujete (standardně prosinec 2023 – aktuální datum), a klikněte na pokračovat. Sestava se vám stáhne ve formátu PDF.

Do této sestavy mají přístup i územní svazy, měla by sloužit jako hlavní podklad pro vyúčtování.

Kontrola sestavy Vyúčtování MO – US

Do sestavy Vyúčtování MO – US spadají všechny standardní položky vyúčtovávané mezi územním svazem a místní organizací, jako jsou známky a členské / nečlenské povolenky. Není zde zahrnut přehled plateb, které náleží pouze místní organizaci (např. zápisné, brigády a podobně).

Zaměřte se na tyto sloupce:

• Sleva poskytnutá MO – Sleva a nároky, které udělila přímo místní organizace a které tedy platí „ze svého“.
• Sleva US a Sleva RR – Slevy, které udělil někdo jiný než místní organizace, typicky nároky na povolenky proti vyznamenání, nároky na povolenky zdarma pro děti a podobně.

Co dělat, pokud najdete chybu?

Pokud zjistíte, že prodej neproběhl korektně (např.prodejce zadal individuální slevu na povolenku místo uplatnění nároku), je vhodné data narovnat. Jedinou cestou je zrušení výdeje povolenky a její opětovný prodej se správným využitím nároku.

Protože prodejce může prodej povolenky zrušit pouze do okamžiku, než se propíše do denní závěrky (tedy v tentýž den), je nutné kontaktovat uživatelskou podporu, pokud tento okamžik uplynul. Bude následovat zrušení výdeje povolenky a její opětovný prodej s korektním využitím nároku.

Podrobnější kontrola prodejů

Pokud váháte, zda jsou uvedená čísla správná, a potřebujete dohledat podrobnosti o jednotlivých prodaných položkách, doporučujeme sestavu Transakční přehled – organizace (nezaměňovat s Transakčním přehledem za období). Sestavu lze exportovat do Excelu.

Tuto sestavu najdete v dlaždici Sklady a objednávky – Přehled transakcí, klikněte na tři tečky vpravo nahoře a zvolte Transakční přehled organizace. Vyberte dostatečně dlouhé časové období. Výsledný Excel obsahuje všechny prodané položky, které lze seřadit například podle sloupce „Sleva MO“, kde je uveden i důvod udělení slevy.

 

Jak předat neprodané povolenky zpět na územní svaz?

Před zahájením doporučujeme provést přepočet skladových položek - v dlaždici "Moje skladové položky" označte všechny položky a vpravo nahoře stiskněte ikonu "Přepočet skladových položek".

Při vyúčtování je třeba neprodané povolenky převést ze skladu místní organizace zpět na sklad územního svazu.

Postup:

1. V dlaždici Sklady a objednávky klikněte na dlaždici DL (dodací listy) – Dodavatel a klikněte vpravo nahoře na plus.
2. Zvolte typ dodacího listu „interní vratka nadřízené organizaci“. Sklad dodavatele je vaše MO, sklad příjemce je sklad vašeho územního svazu.
3. Vyberte způsob předání (osobně nebo poštou) a klikněte na Vytvořit dodací list.

Vytvořený dodací list můžete kdykoli znovu najít v dlaždici DL Dodavatel – Ke zpracování.

Vyplnění číselných řad povolenek

V dodacím listu doplňte číselné sekvence povolenek, které vracíte. Postupujte následovně:

• Najeďte myší do sloupce „od“ a klikněte na editační tužku. Zadejte první povolenku v řadě.
• Pokračujte do sloupce „do“, kde zadáte poslední povolenku v řadě.

Pokud nemáte u daného typu povolenky k vrácení souvislou číselnou řadu, klikněte vpravo nahoře nad seznamem povolenek na tlačítko „+“, vyberte typ povolenky a zadejte další číselnou řadu.

Takto opakujte u všech druhů povolenek, které vracíte zpět na US. Práci můžete kdykoli přerušit, tato vratka a údaje které jste do ní zadali zůstane uložená v dlaždici „DL Dodavatel – ke zpracování“.

 

Kontrola povolenek na skladě

Stav povolenek na skladě a číselné řady můžete zkontrolovat přímo v dodacím listu. Klikněte na typ povolenky a v okně, které vyskočí, uvidíte čísla povolenek a jejich stav. Do vratky lze zahrnout pouze povolenky ve stavu „převzaná – nevydaná“.

Možné problémy při vracení povolenek

• Vrácení povolenky, která je systémem označena jako vydaná – Pokud se pokoušíte vrátit povolenku, kterou systém eviduje jako prodanou, je nutné kontaktovat uživatelskou podporu pro opravu. Pravděpodobně při prodeji prodejce do systému zadal jiné číslo poovlenky, než potom vylepil rybáři
• Chybějící povolenky v systému – Pokud v systému na skladě  zůstávají povolenky, které fyzicky nemáte, pravděpodobně došlo k výdeji povolenky mimo systém, případně zůstal opomenutý arch „někde v šuplíku“. V takovém případě doporučujeme zkontrolovat finance – pokud z pohledu stavu účtu nebo hotovosti finance za tyto chybějící povolenky nechybí, pak došlo k jejich výdeji mimo systém. Pokud peníze chybí, je nutné dohledat neprodané povolenky dohledat, protože v případě jejich nepředání musí dojít ze strany MO k jejich úhradě.