Prvním krokem na přípravu nové sezony je nastavení brigádnických povinností na další rok. Jak na to?
1) Nastavení provádí osoba v roli Správce nastavení MO.
2) Zkontrolujte nastavení skupin osob v detailu vaší místní organizace (nastavení organizací - místní organizace - v detailu záložka Základní informace - ve spodní části Konfigurace skupin členů). Tyto skupiny nemusíte každý rok měnit, jedno nastavení skupiny můžete používat pro každý rok opakovaně. Je využitelná nejen v části brigád, ale bude se vám načítat třeba i u pozvánek na akce, při sdílení dokumentů a podobně.
Nastavení dané skupiny uděláte tak, že kliknete na tlačítko "+", čímž se vytvoří skupina. Tu si následně pojmenujete dle vašich potřeb (například "Důchodci - brigády"). Pro účely brigád nemusíte vytvířet skupiny pro děti a mládež, ty jsou "předvytvořené" automaticky a i když je v nastavení skupin nevidíte (jejich podoba vychází ze Stanov a je tedy pro všechny stejná), v nastavení brigád se vám objeví.
Nastavení skupin využívá vlastně filtry nad členskou základnou. Pozor! Pokud do filtru nastavíte více hodnot, tak systém vyhodnocuje oba filtry zároveň! Takže pokud v jedné skupině například nastavíte věk "od 65 let" a zároveň zaškrtnete pohlaví "žena", tak do této skupiny budou patřit pouze ženy ve věku nad 65 let. Jedná se o nejčastější chybu. Podobně pokud vytvoříte například skupinu "Invalidé" a zaškrtnete jak ZTP, tak i ZTP/P, tak do skupiny budou patřit pouze ti, kteří mají vyplněnou jak průkazku ZTP, tak i ZTP/P (v praxi tedy téměř nikdo). ˇřešením je mít vytvořené dvě skupiny, tedy ZTP se zaškrtlým ZTP a druhou ZTP/P se zaškrtlým ZTP/P a k tomu dvě konfigurace brigád.
Pokud potřebujete vytvořit pokročilou skupinu, která bude zahrnovat například pouze vaše funkcionáře, tak postupujte tak, že vytvoříte skupinu, pojmenujete ji (například Funkcionáři) a bez dalších filtrů ji uložíte (tedy v této fázi do ní patří úplně všichni). Když ji otevřete znovu, zobrazí se vám v ní nové pole - Skupina - přiřazené vyznamenání a "Skupina - přiřazené funkce". Ta vás zajímá, klikněte na "plus" vedle ní a vyberte ze seznamu rolí ty, které chcete do skupiny zahrnout (například role "předseda MO", "Jednatel MO", "Místopředseda MO", "člen výboru MO"). Každé kliknutí na "+" přidá do skupiny další roli, takže jich můžete mít v jedné skupině více. Oproti základním filtrům (typu věk, pohlaví, student...) zde neplatí logika "a zároveň", ale pokud přidáte do jedné skupiny role "člen výboru MO" a "člen dozorčí komise MO", tak osoba nemusí být v obou rolích, aby do skupiny patřila (stačí v jedné z nich).
3) Zkontrolujte si, zda máte skupinu vytvořenou dobře. Když kliknete na vytvořenou skupinu, vpravo nahoře je ikona malých panáčků, po jejím stisknutí se zobrazí počet osob, které do skupiny patří - zkontrolujte odhadem, pokud vám ve skupině vyjde nulový počet osob, budete mít v logice nastavení něco špatně.
Skupiny máme vytvořené, pojďme na nastavení hodnot brigádnických povinností. Zůstaneme v detailu místní organizace, ale přejdeme na záložku Brigády.
4) nejdůležitější pravidlo: nepřepisujte nastavené hodnoty roku 2024 na rok 2025, ale zakládejte nové řádky (přes plusko) s hodnotami na rok 2025. Je to naprosto zásadní, pokud si přemažete hodnoty roku 2024, bude přechod na nový rok mnohem komplikovanější, protože u jednotlivých členů vám zmizí hodnota brigádnické povinnosti na rok 2024 a systém vás na to bude neustále upozorňovat během prodejů. Takže vždy ponechávejte hodnoty brigádnické povinnosti pro rok 2024 vytvořené! V roce 2025 můžete zrušit nastavení pro rok 2023, tzn. vždy musí být zachována hodnota dvou po sobě jdoucích let.
5) v brigádách klikněte na "plus", zapište rok 2025, nastavte počet brigádnických hodin a jejich cenu, a vyberte "kategorie osob". Zde se vám zobrazí tři volby - "Dospělí", "Mládež" (tedy skupiny definované Stanovami) a "Skupiny osob", které vedou právě na skupiny, které jsme nastavili v předchozích krocích. Doporučujeme nejprve nastavit skupiny dospělých a mládeže, a poté přejít k nastavení "výjimek" - to jsou právě ty námi vytvořené skupiny. Opět platí, že jedna konfigurace brigád = jedna skupina, kterých se nastavení týká.
Nelekněte se, že při uložení konfigurace to chvíli systému trvá; v tu chvíli prochází všechny vaše členy, vyhodnocuje zda patří do dané skupiny, a nastavuje jim na další rok brigády. Zde platí, že čím větší organizace, tím déle zpracování trvá; maximálně by se mělo jednat o jednotky minut u velkých organizací s tísíci členy.
6) doporučujeme zkontrolovat namátkou několik členů, zda se jim brigády nastavily správně (v kartě člena pod záložkou Brigády - hodnoty v části "Povinnosti 2025".
7) trochu samostatná kapitola je samotné nastavení organizace z pohledu logiky výběru brigád (dopředu, zpětně, na dluh...). Zde je tolik různých přístupů mezi organizacemi, že není snadné popsat univerzální postup. V principu je důležitá hodnota "Podpora převodu brigád?" v nastavení místní organizace (nastavení organizací - místní organizace - detail organizace - editační tužka vpravo nahoře). Pokud máte zaškrtnuté políčko "Podpora převodu brigád?" tak s přelomem roku se systém podívá do karty člena, podívá se na jeho zbývající brigádnickou povinnost v roce 2024, podívá se zda měl povolenku, a když ano, tak neuhrazené hodiny brigádnické povinnosti systém převede a připíše do brigádnické povinnosti na rok 2025 navíc k jeho povinnostem nastaveným pro rok 2025 (protože je vlastně dluží). Pokud nemáte zaškrtnuté políčko "podpora převodu brigádnické povinnosti", tak hodnoty roku 2024 systém bude ignorovat (tzn, pokud vám dluží hodiny, tak systém je po něm chtít nebude). Protože tenhle proces probíhá automaticky a pouze jednou na přelomu roku, je nutné do té doby mít rozhodnuto, kterou cestu organizace volí (když tu hodnotu změníte v lednu, tak se už nestane nic až do přelomu dalšího roku).
Pozor! Pokud jste měli v roce 2024 špatně nastavené brigády (třeba kvůli špatně nastavené skupině), tak v případě podpory převodu se vám tento "dluh" převede se členy na další rok! Typicky - pokud jste neměli nastaveny např. nulové brigády u žen, a v praxi jste to řešili tak že jste při prodeji "odškrtli" brigády pryč, a zároveň budete mít nastavenou podporu převodu brigád, tak se vám ten "dluh" převede do dalšího roku. Řešení je jednoduché, ještě teď upravte nastavení brigád na rok 2024 tak aby odpovídalo realitě, a na nastavení organizace stiskněte vpravo nahoře ikonu s "lopatičkou" - Aktualizuj nastavení brigád". Systém aktualizuje hodnoty u všech členů, čímž se potenciálního problému zbavíte.
V dalším díle se podíváme na nastavení poplatků ze strany MO - zápisného, mimořádných známek, snížených zápisných pro pozdě uhrazené členství...