Příručka k práci s dokumenty a jejich sdílení napříč systémem RIS.

1        Úvod

Cílem dokumentu je seznámit uživatele s obsahem a funkčností interní části Rybářského informačního systému (dále RIS), konkrétně „Evidence dokumentů“. Modul je dostupný každému, kdo má ze své funkce možnost vstupu do RIS.

Příručka popisuje práci s obecnými dokumenty spravovanými v rámci organizační struktury ČRS. Primárně platí, že spravovat šanony může pouze „Správce dokumentace“. Dokumenty je možné sdílet v rámci organizační struktury ČRS (všem podřízeným organizačním jednotkám dané OJ) nebo jenom vybraným organizačním jednotkám bez ohledu na zařazení v org. struktuře ČRS. V obou případech je možné omezit sdílení šanonu podle přirazených funkcí. Přílohy dokumentů zveřejňované místní organizací je možné vypublikovat na Portál.

Při popisu funkcionalit v této uživatelské příručce předpokládáme, že uživatel má v aplikaci RIS správně přiřazená práva pro práci s danou agendou.

Obecné zacházení s aplikací platící napříč celou aplikací je popsáno v Uživatelské příručce RIS – Obecné ovládání aplikace, v této příručce pro Nastavení MO nebudou již tedy více specifikovány, pouze může být uveden odkaz na příslušnou kapitolu ve výše zmíněné příručce.

Dokument neobsahuje technický popis infrastruktury, datový obsah a další informace, které jsou pro uživatelské ovládání aplikace bezpředmětné.

2        Nastavení role „Správce dokumentů“

Role „Správce dokumentů“ se přidává v modulu „Nastavení organizací“ pod záložkou „Správci RIS“.

Obrázek 1: Záložka „Správci RIS“, ve které se nachází sekce „Správce dokumentů“

Modul „Evidence dokumentů“ je dostupný každému, kdo má ze své funkce možnost vstupu do RIS.

Pouze „Správce dokumentů“ vidí po vstupu do „Evidence dokumentů“ navíc dlaždici „Vlastní dokumenty“, kde je možné vytvářet, editovat nebo mazat šanony.

        „Vlastní dokumenty“

 Přihlášení za „Správce dokumentů“

V seznamu jsou zobrazeny všechny šanony, které jsou vedeny v rámci organizačních jednotek dle přihlášení a podřízených OJ.

Přihlášení za:

• správce dokumentů na RR vidí všechny šanony
• správce dokumentů na ÚS vidí šanony za svůj ÚS a jeho podřízené MO
• správce dokumentů na MO vidí šanony pouze za svoji MO

Obrázek 3: Seznam šanonů při přihlášení za správce dokumentů na RR

Založení šanonu

Formulář „Šanon“ obsahuje následující položky:

• Organizace (vlastník) – povinné pole, které je automaticky vyplněno vlastníkem dle přihlášeného správce dokumentů; je-li správcem dokumentů ve více OJ, pak je možné z nich vybrat
• Název – povinné pole, zápis volným textem
• Popis – nepovinné pole, zápis volným textem
• Kategorie – povinné pole; výběr z číselníku „Kategorie“
• Typ sdílení – povinné pole, výběr z číselníku „Typ sdílení“

(Pozn.: pole „Typ sdílení“ je rozhodující pro viditelnost ostatním OJ a funkcím) Kliknutím na tlačítko „VYTVOŘIT“ se založí nový šanon.

Odeslání notifikace

U šanonů s typem sdílení „Podřízené OJ“ a „Vybrané OJ“ je možné zvolit odeslání notifikace.

Pro typ sdílení „Podřízené OJ“ se odešlou notifikace na všechny emaily funkcionářů uvedených v sekci „Funkce“.

Pro typ sdílení „Vybrané OJ“ se odešlou notifikace na všechny emaily funkcionářů uvedených v sekci „Funkce“ evidovaných ve vyjmenovaných OJ v sekci „Organizační jednotky“.

“ v horním banneru detailu se otevře okno „Odeslat notifikaci“.

Obrázek 5: Odeslání notifikace

Formulář „Odeslat notifikaci“ obsahuje následující položky:

• Předmět – povinné pole, zápis volným textem
• Text zprávy – povinné pole, zápis volným textem

Kliknutím na tlačítko „POKRAČOVAT“ se odešlou notifikační emaily.

Příchozí email obsahuje odkaz na šanon, ze kterého byl odeslán.

Obrázek 6: Uložení změn v nastavení šanonu

Kliknutí na odkaz v emailu otevře aplikaci na příslušném šanonu.

Obrázek 7: Chybové hlášení při úpravě cizího šanonu

3.4        Editace šanonu

Editaci založeného šanonu lze v aplikaci RIS provést dvěma způsoby.

Obrázek 8: Editace založeného šanonu

Pro editaci se otevře editační okno, které má v záhlaví název vybraného šanonu. Po kliknutí na tlačítko „ULOŽIT“ se uloží provedené změny.

Obrázek 9: Uložení změn v nastavení šanonu

Spravovat šanon může pouze správce dokumentů za OJ vlastníka. Pokud přihlášený uživatel není vlastníkem šanonu, zobrazí se chybové hlášení.

Obrázek 10: Chybové hlášení při úpravě cizího šanonu

3.5        Vkládání příloh

Po kliknutí na ikonu „+“ v sekci „Přílohy“ je možné do vlastního i cizího šanonu vkládat soubory, odkazy a složky, to pouze v části „Vlastní dokumenty“. Jejich zveřejňování je popsáno v části „Zveřejnit na portál“.

3.6        Smazání šanonu

Vymazání šanonu může mít dopad na další funkcionality, proto je potřeba mít k této akci pádný důvod.  

Smazání záznamu lze v aplikaci RIS provést dvěma způsoby.

První způsob je kliknutí na ikonu  přímo v seznamu šanonů (najetím myši na řádek se ikona zobrazí).  

Druhý způsob je využitím ikony  na již na samotném detailu v horním banneru.

Při kliknutí na tuto ikonu se zobrazí potvrzovací modální okno „Opravdu si přejete úplně smazat tento záznam?“, kde má ještě uživatel možnost danou akci pro výmaz stornovat tlačítkem „STORNO“ nebo potvrdit tlačítkem „ODSTRANIT“.  

Po potvrzení smazání záznamu je tato akce již nevratná a záznam označeného šanonu zcela zmizí z modulu „Evidence dokumentů“.  

Obrázek 12: Ikona "Koše" pro výmaz šanonu včetně potvrzovacího modálního okna

4        „Sdílené dokumenty“

4.1        „Bez omezeného přístupu“

V seznamu jsou zobrazeny všechny šanony, které mají v poli „Typ sdílení“ vybranou možnost „Všem“.

Tyto šanony jsou viditelné všem bez ohledu na OJ nebo funkci, pod kterou je uživatel přihlášen.

4.2        „S omezeným přístupem“

V seznamu jsou zobrazeny všechny šanony, které mají v poli „Typ sdílení“ vybranou možnost „Podřízené OJ“ nebo „Vybrané OJ“.

Tyto šanony jsou viditelné pouze OJ nebo funkci, pod kterou je uživatel přihlášen.

4.2.1        Výběr typu sdílení „Podřízené OJ“

Při zvolení typu sdílení „Podřízené OJ“ je šanon dostupný všem podřízeným org. jednotkám vlastníka a je možné vybrat funkce, které zde tento šanon uvidí. 

Pokud nebude vybrána žádná funkce, tak šanon uvidí všechny podřízené OJ vlastníka šanonu.

Příklady:

• OJ (vlastník šanonu) = RR zadá Typ sdílení = Podřízené OJ bez výběru funkce - uvidí jej všichni funkcionáři z OJ podřízených Radě s přístupem do RIS
• OJ (vlastník šanonu) = RR zadá Typ sdílení = Podřízené OJ s výběrem funkce (např. Správce členské základny RR/ÚS/MO) - uvidí jej všichni Správci členské základny ze všech OJ podřízených RR, včetně správce ČZ na RR
• OJ (vlastník šanonu) = ÚS zadá Typ sdílení = Podřízené OJ bez výběru funkce - uvidí jej všichni funkcionáři podřízených OJ konkrétnímu ÚS s přístupem do RIS
• OJ (vlastník šanonu) = ÚS zadá Typ sdílení = Podřízené OJ s výběrem funkce (např. Správce členské základny MO a ÚS) - uvidí jej všichni Správci členské základny ze všech OJ podřízených konkrétnímu ÚS, včetně správce ČZ na ÚS
• OJ (vlastník šanonu) = MO zadá Typ sdílení = Podřízené OJ bez výběru funkce - uvidí jej všichni funkcionáři z konkrétní MO s přístupem do RIS
• OJ (vlastník šanonu) = MO zadá Typ sdílení = Podřízené OJ s výběrem funkce (např. Správce členské základny MO) - uvidí jej všichni Správci členské základny konkrétní MO

Obrázek 15: Vybrané funkce uživatele, při typu sdílení “Podřízené OJ”

4.2.2        Výběr typu sdílení „Vybrané OJ“

Při zvolení typu sdílení „Vybrané OJ“ je šanon dostupný všem org. jednotkám vyjmenovaným v sekci „Organizační jednotky“ a zároveň je možné vybrat funkce, které tento šanon uvidí.  

Pokud nebude vybrána žádná OJ nebo bude vybrána pouze funkce, tak šanon uvidí pouze vlastník.

Příklady:

• OJ (vlastník šanonu) = RR zadá Typ sdílení = Vybrané OJ bez výběru funkce a s výběrem OJ - uvidí jej všichni funkcionáři z vybrané (vybraných) OJ s přístupem do RIS
• OJ (vlastník šanonu) = RR zadá Typ sdílení = Vybrané OJ s výběrem funkce (např. Správce členské základny RR/ÚS/MO) a výběrem OJ - uvidí jej všichni Správci členské základny z vybrané (vybraných) OJ
• OJ (vlastník šanonu) = ÚS zadá Typ sdílení = Vybrané OJ bez výběru funkce a s výběrem OJ - uvidí jej všichni funkcionáři z vybrané (vybraných) OJ s přístupem do RIS
• OJ (vlastník šanonu) = ÚS zadá Typ sdílení = Vybrané OJ s výběrem funkce (např. Správce členské základny RR/ÚS/MO) a výběrem OJ - uvidí jej všichni Správci členské základny z vybrané (vybraných) OJ
• OJ (vlastník šanonu) = MO zadá Typ sdílení = Podřízené OJ bez výběru funkce - uvidí jej všichni funkcionáři z konkrétní MO s přístupem do RIS
• OJ (vlastník šanonu) = MO zadá Typ sdílení = Podřízené OJ s výběrem funkce (např. Správce členské základny MO) - uvidí jej všichni Správci členské základny konkrétní MO

Obrázek 16: Vybrané funkce uživatele, při typu sdílení “Podřízené OJ”

4.3        „Zveřejnit na portál“

Na portále je možné zveřejnit přílohy vložené do šanonu místní organizace, je-li zatržen checkbox „Zveřejnit na portál?“.

Obrázek 17: Checkbox pro zveřejnění na portále

4.4        Číselník „Kategorie“

Nabídka v aplikaci obsahuje pouze tři záznamy a to „Zápis z jednání“, „Školení“ a „Výlov“.  

Obrázek 18: Nabídka číselníku „Kategorie dokumentu“ v aplikaci

Doplnění možností do číselníku je možné z modulu „Správa číselníků“, do kterého má přístup pouze administrátor.

4.4.1        Doplnění číselníku „Kategorie dokumentu“

V modulu „Správa číselníků“ vybrat dlaždici „Evidence dokumentů“.

Obrázek 19: Číselník „Kategorie dokumentu“ ve správě číselníků

Kliknutím na ikonu „+“ v číselníku „Kategorie dokumentu“ se zobrazí formulář „Přidat položku do kategorie dokumentu“.

Obrázek 20: Číselník „Kategorie dokumentu“ ve správě číselníků

4.5        Číselník „Typ sdílení“

Nabídka v aplikaci obsahuje čtyři záznamy a to „Všem“, „Podřízené OJ“, „Vybrané OJ“ a „Nesdílet“.  

Obrázek 21: Nabídka číselníku „Typy sdílení“ v aplikaci

Doplnění možností do číselníku není možné. Na vybraný „Typ sdílení“ je navázána logika sdílení dokumentů.

Typ sdílení:

Všem – zobrazí se v seznamu „Bez omezeného přístupu“

Podřízené OJ – zobrazí se v seznamu „S omezeným přístupem“; zobrazování popsáno v části „Výběru typu sdílení – Podřízené OJ“

Vybrané OJ – zobrazí se v seznamu „S omezeným přístupem“; zobrazování popsáno v části „Výběr typu sdílení – Vybrané OJ“

Nesdílet – takto označené šanony jsou viditelné pouze vlastníkovi a správci dokumentace za RR a zůstávají v části „Vlastní dokumenty“