Vážení funkcionáři, dostáváme řadu dotazů na postup při zpracování povolenek, vydaných v roce 2024 prostřednictvím RIS. Co se mění a co zůstává stejné?
Základní pravidlo zní - řiďte se metodickými pokyny "svého" územního svazu. Každý totiž má zpracování povolenek řešen mírně odlišným způsobem, proto není možné jednoduchou formou postihnout v tomto článku všechny možnosti. Některá pravidla ale platí vždy. Konkrétně:
1) všechny povolenky by měly být (místními organizacemi) v systému označeny jako vrácené.
Postup viz článek: Vracení povolenek v RIS
2) Místní organizace nadále nezpracovávají ani celosvazové, ani celorepublikové povolenky.
Tyto druhy povolenek jsou zpracovány externí nezávislou firmou. Důvodem je, že na základě dat z docházek a úlovků jsou mezi územními svazy v rámci tzv. redistribuce přerozděleny finance za jejich prodej na základě dosažených úlovků a docházek. Všechny CS a CR povolenky jsou tak zpracovány profesionální společností která garantuje následné údaje. Ze strany MO tak dochází pouze k předání vrácených povolenek na územní svaz (a jejich označení jako vrácené, viz bod 1).
3) Zpracování územních povolenek
Zde se postup zásadně liší podle toho, ze kterého jste územního svazu. některé územní svazy mají "centrálního" zpracovatele územních povolenek, u některých územních svazů zpracovávají povolenky místní organizace. doporučujeme s vaším územním svazem probrat, jaký je správný postup.
V případě, že ve vašem územním svazu územní povolenky nezpracováváte (= zpracovává je US centrálně), pak můžete přestat číst.
V případě, že ve vašem územním svazu územní povolenky zpracovává místní organizace, máte na výběr, který z nástrojů, které níže uvádíme, použijete. Oba mají své výhody i nevýhody. Upozorňujeme, že jiné formy zpracování v letošním roce nemůžeme akceptovat.
A) E-Sumář
Pro rok 2024 zůstává možnost pro pracování statistik využití E-Sumáře. Pokud již v tomto rozhraní, které je používáno od roku 2020, účet máte, nic vám nebrání ho používat nadále (následně budou exporty z něj převedeny do RISu). Pokud ho nevyužíváte, tak prosím kontaktujte
B) Zpracování územních povolenek přímo v RIS
Podrobný návod na zpracování statistik přes RIS bude tématem dalšího článku. Velmi zjednodušeně - ve své MO musíte být zařazeni v roli "Zpracovatel povolenek". Tím se vám zpřístupní mimo jiné dlaždice Evidence úlovků ke zpracování, kliknete v ní na "+" vpravo nahoře, načtete číslo povolenky a vyberete způsob zpracování (zadávání denních docházek nebo zadání sumáře) a podle toho co jste vybrali dále zadáváte buď jednotlivé docházky, nebo zadáváte souhrnnou tabulku (sumář). Doporučujeme vyzkoušet v rámci testovacího rozhraní.
Jak si vybrat?
Oba systémy mají své pro i proti. Oba systémy umí zpracovávat jak z denních docházek, tak i formou sumáře. E-Sumář je vyzkoušený na přímém zpracování cca půl milionu povolenek v posledních 4 letech, ale není "přímo" propojen s RISem (data se budou migrovat až v okamžiku ukončení zpracování), takže na statistické výstupy "svojí" organizace budete čekat přibližně do května. Oproti tomu zpracování v RISu poskytne mnohem rychlejší statistiky, ale zase je (cíleně) limitováno tak, že zpracovat lze pouze povolenky vydané v RISu - takže pokud u vás například při výdeji došlo k záměně čísel povolenek (vylepili jste jinou než jste chtěli), tak vám ta povolenka nepůjde zpracovat (z pohledu systému nebyla ani prodaná), E-Sumář vás v tomto nezabrzdí. Z pohledu "rychlosti" zadávání záleží na osobní preferenci, oba systémy se chovají přibližně srovnatelně.
Oba systémy můžete teoreticky i kombinovat, tzn. část povolenek můžete zpracovat v RIS, část v E-Sumáři (například více zpracovatelů v rámci jedné MO, každý si vybere jeden systém). Pouze nedoporučujeme zadávat data z jedné konkrétní povolenky do obou systémů zároveň; pokud to uděláte, při migraci dat z E-Sumáře do RISu budeme postupovat tak, že pokud je povolenka zpracovaná v E-Sumáři, při migraci "přemaže" data stejného čísla povolenky zadané přes RIS. Pokud číslo povolenky v E-Sumáři nefiguruje, použije se její zpracování z RISu.
Do budoucna jednoznačně dojde k odklonu od E-Sumáře ve prospěch zpracování v RISu, a to z mnoha důvodů. Jedním z nejdůležitejších je to, že s postupným nástupem elektronických povolenek a výrazným nárůstem počtu členů s přístupem do systému přes portál (a s novou sezonou i do mobilní aplikace) mohou členové zadávat své docházky a úlovky v průběhu roku, takže role zpracovatele u takto zadávaných povolenek bude spíše o kontrole správnosti rybářem zadaných údajů než o zadávání "z nuly", což umožní pouze RIS. Teoreticky je tato možnost pro členy na portálu dostupná již nyní (mohou si zadat úlovky nebo sumář do systému sami a následně odeslat ke kontrole jen oscanovanou povolenku pro potřeby kontroly zpracovatelem), ale nepředpokládáme široké využití nad povolenkami z roku 2024.
Petrův zdar!