Vážení funkcionáři,
dovolujeme si touto cestou požádat o opravu chybně vedených údajů u některých členů.
V tabulce v odkazu na konci této zprávy se po zvolení US a vaší MO zobrazí tabulka, která na základě interních analýz ukazuje na datové chyby u některých vašich členů. Chyby jsou roztříděné podle kategorií:
Upozornění: před zahájením oprav si vždy vypněte filtr pouze na členy - řada chyb může být i u vašich nečlenů. Uděláte to vykřížkováním filtru "stav člena:člen" v seznamu členské základny.
1) Chybné datum narození.
Pokud je datum narození mimo očekávaný rozsah, tzn. členové starší 100 let a mladší než 5 let.
Řešení: Opravte datum narození na správné.
2) duplicitně vedený člen v rámci vlastní MO.
Je pravděpodobné, že jste se snažili založit člena (a nešlo to, protože tam už byl), a vyřešili to založením člena s fiktivními údaji a následně údaje přepsali na jiné.
Řešení: vyberte si který ze záznamů je správný (pravděpodobně ten, který uhradil známku nebo má nakoupené povolenky). U druhého (špatného) člena vložte do pole "Poznámka MO" slovo "smazat", o odstranění se postupně postaráme.
3) chyba v emailové adrese
Podoba e-mailu má jasná pravidla - nesmí obsahovat mezery, čárky, háčky, nestandardní znaky a má jasně definované domény (například gmail.cz neexistuje). Takové emaily budou vždy nedoručitelné.
Řešení: opravte e-mailovou adresu na správnou podobu. Pokud nevíte jaká je, email u člena zcela odstraňte.
4) duplicitně vedený člen ve dvou MO
Není možné, aby dvě organizace měly vedené stejného člena, pokud v jedné z nich nehostuje. Důvod vzniku je totožný s bodem 2), tzn. úprava jeho údajů po založení (nově takto založit nelze).
Řešení: kontaktujte místní organizaci nebo člena a zjistěte, ve které organizaci má být řádným členem a kde bude hostovat, a následně ho jako hosta zaveďte. Původní duplicitní kartu organizace, u které bude hostovat, v "poznámce MO" uvede text "nově host - smazat".
5) "podezřelé" duplicitní záznamy
v systému je unikátní kombinace jméno, příjmení a datum narození. Pokud ale například ten kdo zadá nového člena udělá překlep v datu narození nebo jménu, systém nedokáže takovou chybu odhalit - v přiložené tabulce ale tyto podezřelé záznamy k prověření naleznete.
Řešení: je nutné prověřit, který záznam je správný a který nikoli, nebo zda se jedná o málo pravděpodobnou náhodu. Nekorektní záznam opět v položce "poznámka MO" označte slovem "smazat".
6) chybná podoba jména nebo příjmení
do kolonky jméno a příjmení patří jméno a příjmení, nic jiného. Akademické tituly nebo "přízviska" typu starší / mladší patří do samostatných kolonek "titul před jménem" nebo "titul za jménem". Stejně tak do nich nepatří číslice a speciální znaky.
Řešení: Opravte jméno a příjmení tak, aby jeho podoba byla korektní. Tituly přesuňte do odpovidajících polí.
Chápeme, že tato oprava nemůže být okamžitá, prosíme ale o postupné provedení kontroly a oprav tak, abychom mohli databázi členů průběžně čistit. Zároveň při zakládání nových členů doporučujeme vždy používat strukturovanou adresu - volná adresa velmi často vede třeba k nemožnosti řešit kárná řízení (nelze odeslat doporučený dopis).
Chybná data v systému způsobují řadu problémů jak rybářům (povolenka se špatným datem narození je neplatná, člen se nemůže registrovat do systému...), tak i organizacím (pokud posíláte upozornění nebo pozvánky přes systém, tak řada poskytovatelů vás v tom může zablokovat v případě, že překročíte určité procento doručitelnosti) a v neposlední řadě také mohou vést ke snížení stability systému při některých činnostech.
V případě dotazů se prosím obraťte na email
Tabulku s chybnými záznamy naleznete zde.
Petrův zdar!